児童発達支援・放課後等デイサービスの請求管理を効率化する方法

2025年5月29日

児童発達支援や放課後等デイサービスを運営していると避けて通れないのが、請求管理業務です。毎月請求データを国保連に送付しないと、国からの報酬が受け取れません。ただ請求管理業務の業務量は多く、毎月大変という方も多いと思います。

本記事では、児童発達支援・放課後等デイサービスの請求管理を効率化する方法について詳しく解説しています。よくあるミスと対処法を踏まえたうえで、どうすれば請求管理業務が楽になるか紹介していきます。

請求管理業務に苦しんでいる方は、ぜひ参考にしてください。

請求管理業務とは

児童発達支援・放課後等デイサービスの請求管理は、毎月「サービス提供実績記録票」「利用者負担上限額管理結果票」「障害児通所給付費・入所給付費等請求書・明細書」を作成し、翌月10日までに国保連に請求データを送信、また利用者に請求書を提出することで請求をします。

そのため日々サービスを提供しながら記録をつけ、月末に利用実績を確定、その後資料を作成し国保連に請求するという流れを踏んでいきます。

請求管理業務の基本スケジュール

請求管理業務の基本スケジュールは以下の通りです。

期限	ステップ	注意するポイント
月末	利用実績確定	・記録漏れが発生しやすい曜日・時間帯を事前に洗い出す・送迎加算や欠席時対応加算など加算要件をチェックリスト化しておく
翌月3日	利用者負担一覧表の提出	・上限額を超えた請求がないか検証する。（請求管理システムを利用すれば自動化できる）
翌月6日	負担上限額管理結果票の提出	・支給決定自治体ごとに提出仕様が異なる場合がある・児童の“給付終了日”が月途中で切れていないか確認する
翌月10日	国保連へ電子請求（サービス提供実績記録票・負担上限額票・請求書・明細書）	・締切当日は国保連ポータルが混雑しアップロード失敗が発生しやすいので、前日9日までに一次提出を推奨
請求確定後すぐ	保護者に利用料請求	・施設独自加算（延長・食事等）を忘れず反映する

スケジュールは確定しているので、それに応じて動かなければなりません。また各ステップにおいて注意すべきポイントもあります。これらが守られていないと、国保連からの差し戻しが発生し、業務量がさらに増えてしまいます。

請求管理業務でよくあるミスと対処法

請求管理業務をしていると、よくミスが発生します。

システムと紙記録の数値不一致
加算要件の年度更新漏れ
利用者情報の更新漏れ
自治体独自様式の提出忘れ
返礼対応遅延

国保連システムと紙記録の数値不一致

発生原因：記録の二重管理（システムと紙）を行っている場合、入力ミスや転記ミス、更新漏れが発生しやすくなります。また、実績記録の締め作業時に双方の整合性確認を行わずに請求処理を進めることも原因になります。

おすすめの対処法

月次締め作業の前に「国保連システム上の実績」と「紙記録」の突合せを必ず実施するチェック体制を整える。
実績入力・記録確認担当者を明確に分けてダブルチェック体制を敷く。
施設運営請求システムを導入し、数値の不一致を防ぐ

加算要件の年度更新漏れ

発生原因：法改正・報酬改定時に加算要件などの設定を更新していないことで、数値のズレが発生する。設定を更新せずに請求すると、大幅な返礼対応になるケースもある。

おすすめの対処法

法改正・報酬改定がおこなわれたらすぐに加算要件を確認して対処する
法改正・報酬改定に対応している施設運営請求システムを導入する

利用者情報の更新漏れ

発生原因：住所変更、受給者証の有効期限更新、利用日数変更などが施設に報告されたにもかかわらず、システムへの反映がされないことで、請求内容に誤りが生じるケースです。

おすすめの対処法

利用者からの変更報告を受けた際に、即座に「変更記録→システム反映→確認」の流れを定めて運用する。
月次で利用者情報を確認するタイミングを設け、受給者証の期限切れや変更内容を一覧でチェックする。
職員全体に「変更があった際の報告ルール」を周知し、全員で情報更新を意識する風土を作る。

自治体独自様式の提出忘れ

発生原因：市区町村ごとに求められる提出様式やルールが異なり、特に複数自治体とやりとりしている事業所では、提出忘れや記載ミスが起こりやすくなります。

おすすめの対処法

自治体ごとの提出様式と提出時期を一覧で管理する「提出物管理表」を作成し、毎月確認・実施する。
自治体ごとに担当者を決めておき、個別ルールの理解を深めておく。
定期的に提出履歴を記録し、漏れがないかを第三者がチェックする運用にする。

返戻対応遅延

発生原因：自治体からの返戻（請求書の差し戻し）に気づくのが遅れたり、担当者が不在で処理が進まなかったりすると、対応が遅れて再提出が月をまたぐケースが発生します。

おすすめの対処法

返戻の通知はメールやシステムで即確認するようアラート設定を行う。
返戻処理専用のチェックリストを設け、処理完了までの進捗を可視化する。
担当者不在時にも対応できるように、返戻対応マニュアルと引き継ぎ体制を整備しておく。

請求管理業務のミスを減らし効率を上げる方法

ここまで請求管理業務について解説してきましたが、請求管理業務はかなり手間がかかります。またミスも発生しやすく、それによってさらに手間が増えることも多々。請求管理業務のミスを減らし効率を上げるためには、専用システムの導入をおすすめします。今回はsaMOTという児童発達支援・放課後等デイサービスの請求管理システムを例に、システム導入によってどのくらい業務が効率化するか解説していきます。

saMOT導入前後の請求管理業務量の変化

作業内容	saMOT導入前	saMOT導入後	業務削減量
実績入力・加算/上限チェック	人によるチェック8～12時間/月	一括入力＋自動チェック2～3時間/月	-75%
国保連帳票の作成	3〜4 時間/月	ワンクリック自動生成30 分/月	-85%
国保連ポータル送信準備	1時間/月	自動ファイル名付与＋送信チェックリスト	-75%
保護者請求書発行	2〜3 時間/月	PDF をまとめてメール送付（郵送不要）	-80%

これらの内容も踏まえてsaMOT導入前は月あたり120～150時間かかっていたものが、約30時間にまで短縮されます。これは担当者1人分の工数を削減しています。saMOTの場合初期費用・メールサポート無料で、月額11,000円（税込）で導入できます。担当者の人件費を考えれば、費用対効果としてもかなり優秀と言えるでしょう。